NextPharma Groupin tietosuojailmoitukset

Haluamme ilmoittaa sinulle henkilötietojesi käsittelystä, jota NextPharma-konserni ("NextPharma") kerää sinusta. Lisäksi kerromme tietojenkäsittelyn tarkoituksesta sekä oikeuksistasi tässä yhteydessä. Valitse tapaukseesi sopiva tietosuojailmoitus.

Rekisterinpitäjä GDPR 4(7).

Käsittelystä riippuen konsernimme asianomainen yritys (esim. yritys, johon olet hakenut tai työskennellyt tai joka on tai on ollut liikekumppanisi tai yritys, jossa työskentelet) on rekisterinpitäjä tietosuojasäännösten mukaisesti 4 (7) GDPR. Joissakin tapauksissa useat konserniin kuuluvat yritykset ovat yhteisiä rekisterinpitäjiä tietojenkäsittelyä varten.

Joka tapauksessa voit ottaa meihin yhteyttä käsittelyä koskevissa asioissa seuraavassa osoitteessa

NextPharma Germany BidCo GmbH
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Saksa

Tel.: +49 551 382-0
Fax: +49 551 382-470
E-Mail: Dataprotection(at)nextpharma.com

Tai voit ottaa yhteyttä suoraan asianomaiseen yritykseen. Joissakin tapauksissa NextPharma GmbH ja sen tytäryhtiöt ovat yhteisiä rekisterinpitäjiä tai tytäryhtiö on ainoa rekisterinpitäjä käsittelyssä.

Tässä on luettelo kaikista NextPharma-konserniin kuuluvista yrityksistä:

Bowtie Germany BidCo GmbH
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Germany

NextPharma Germany BidCo GmbH
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Germany

allphamed Pharbil Arzneimittel GmbH
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Germany

PenCef Pharma GmbH
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Germany

Pharbil Waltrop GmbH,
Im Wirrigen 25, 45731 Waltrop, Germany

NextPharma Logistics GmbH,
Stieghorster Straße 60, 33605 Bielefeld, Germany

PHARBIL Pharma GmbH
Reichenberger Straße 43, 33605 Bielefeld, Germany

NextPharma Oy
Niittyhaankatu 20, 33720 Tampere, Finland

NextPharma SAS
17 route de Meulan, B.P. 45, F-78520 Limay, France

NextPharma Ploërmel
ZI de Camagnon B.P. 320, 56800 Ploërmel CEDEX, France

NextPharma Technologies Holding Ltd
Suite 612/613, 83 Victoria Street, London SW1H 0HW, United Kingdom

MW Encap Ltd
Suite 612/613, 83 Victoria Street, London SW1H 0HW, United Kingdom

Tietosuojavastaava

NextPharma-konserni on nimittänyt tietosuojavastaavan Saksassa sijaitseville yrityksille. Hänet tavoittaa seuraavasti:

TÜV SÜD Akademie GmbH
Westendstraße 160, 80339 München, Saksa
E-Mail: Datenschutzbeauftragter(at)nextpharma.com

Jos sinulla on tietosuojaan liittyviä kysymyksiä, jotka liittyvät johonkin yritykseemme, voit ottaa meihin yhteyttä seuraavilla yhteystiedoilla:

NextPharma Group
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Saksa
E-Mail: dataprotection(at)nextpharma.com

Sinun oikeutesi

Sinulla on henkilötietojesi käsittelyn osalta seuraavat oikeudet:

saada pääsy henkilötietoihisi, joita NextPharma käsittelee (yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artikla)
pyytää oikaisemaan epätarkat ja virheelliset henkilötiedot (yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artikla)
pyytää poistamaan henkilötietoja, jos se on lain perusteella sallittua (yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artikla)
pyytää rajoittamaan käsittelyä (yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artikla)
saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa (yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artikla)
vastustaa käsittelyä (yleisen tietosuoja-asetuksen 21 artikla)
oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (yleisen tietosuoja-asetuksen 77 artikla)

Tietyt tietojenkäsittelyt suoritetaan suostumuksesi perusteella (esim. työhakemusten käsittely yli 6 kuukauden ajaksi, yhteydenotto sinuun, kun teet kyselyn verkkosivustomme yhteydenottolomakkeella). Näissä tapauksissa sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi tulevaa käsittelyä varten. Tämä ei vaikuta suostumuksen peruuttamista edeltävän käsittelyn laillisuuteen.

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely on yleisen tietosuoja-asetuksen vastaista, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle asuinpaikkasi, työpaikkasi tai väitetyn rikkomuksen tapahtumapaikan EU:n jäsenvaltiossa, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia tai oikeudellisia muutoksenhakukeinoja. Yleisluettelo tietosuojaa valvovista viranomaisista löytyy esimerkiksi täältä: https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/anschriften_table.html.

Voit ottaa meihin yhteyttä milloin tahansa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen dataprotection@nextpharma.com, jos sinulla on kysyttävää tietosuojaoikeuksistasi tai haluat käyttää jotakin edellä mainituista oikeuksistasi.

Muutokset tietosuojakäytäntöön

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa niin, että se vastaa aina voimassa olevia lakisääteisiä vaatimuksia, tai jotta voimme toteuttaa tietosuojaselosteen sisältämiä muutoksia palveluihimme, esimerkiksi ottaessamme käyttöön uusia palveluita. Uutta tietosuojailmoitusta sovelletaan tällöin seuraavalla vierailullasi. Nämä tietosuojailmoitukset päivitettiin viimeksi 12. joulukuuta 2022.

Tietosuojaseloste henkilöille, jotka eivät liity liikekumppaneihimme

Tässä tietosuojaselosteessa annetaan tietoa henkilöille, jotka eivät liity liiketoimintakumppaneihimme ja jotka ottavat meihin yhteyttä puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai faksilla.

Henkilötiedot

Sinä päätät, mitkä tiedot ovat tarpeen, jotta voimme vastata meille esittämiisi tiedusteluihin:

Nimi
Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero)
Muut tiedot, jotka annat meille vapaaehtoisesti

Jos olet alle 16-vuotias, älä lähetä meille henkilötietojasi (esimerkiksi nimeäsi, osoitettasi ja sähköpostiosoitettasi). Jos haluat esittää NextPharmalle kysymyksen, pyydä vanhempasi tai huoltajasi tekemään se puolestasi.

Käsittelyn tarkoitus

tiedusteluihisi vastaaminen

Oikeusperusta

Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta – nimenomainen ja tietoinen suostumukses

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen dataprotection(at)nextpharma.com.  Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tiedustelunne käsittelyyn osallistuvat sisäiset osastot

Säilytysaika

Tiedot pysyvät vastuussa olevilla sisäisillä yksiköillä, kunnes pyydät meitä poistamaan ne, peruutat suostumuksesi niiden säilyttämiseen tai tietojen säilyttämisen tarkoitus ei enää täyty (esim. kun kyselysi käsittely on saatu päätökseen). Pakolliset oikeudelliset säännökset - erityisesti säilytysajat - eivät vaikuta tähän.

Tietosuojaseloste henkilöille, jotka liittyvät liiketoimintakumppaneihimme

Tässä tietosuojailmoituksessa annetaan tietoa henkilöille, jotka työskentelevät liikekumppaneillemme (B2B), kuten sopimusosapuolille, asiakkaille, tavarantoimittajille ja sijoittajille, tai näiden puolesta.

Henkilötiedot

yksityiset yhteystiedot (kuten nimi, titteli, posti- tai sähköpostiosoite) vain, jos tarpeen
työpaikan yhteystiedot (kuten ammattinimike, osasto sekä yrityksen puhelin- ja faksinumero, nimi ja osoite).

Käsittelyn tarkoitus

liiketoiminta (sopimusten tekeminen ja toteuttaminen, asiakaspalvelu, tuotteiden ja materiaalien hallinta)
liiketoiminnan organisointi ja hallinto (esim. taloushallinto, johdon raportointi)
lainsäädännön ja/tai säännösten noudattaminen (kuten oikeudenkäynnit ja oikeusvaateiden puolustaminen)

Oikeusperusta

Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta – sopimuksen täytäntöönpano / sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen
Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta – rekisterinpitäjän oikeutetut edut

Henkilötietojen lähde

Henkilö itse
Toinen henkilö tai yksikkö ko. henkilön yhtiöstä

Henkilötietojen vastaanottajat

Tämän tietosuojailmoituksen kattamia henkilötietoja käsitellään yksinomaan edellä mainittuja tarkoituksia varten, ja niitä jaetaan ainoastaan seuraavasti

Euroopan talousalueella sijaitsevien NextPharma-konsernin yhtiöiden sisällä.

Mitä tapahtuu, jos henkilötietoja ei anneta?

Vaadittujen tietojen toimittamatta jättäminen vaikuttaa kielteisesti mahdollisuuksiimme viestiä kanssasi tai mahdollisuuksiimme tehdä sopimus toisen osapuolen kanssa tai jatkaa sopimusta toisen osapuolen kanssa.

Säilytysaika

liiketoimintasuhteen keston ajan

Tietosuojaseloste rekisteröidyn pyyntöä käsitteleville henkilöille

Henkilötiedot

Rekisteröidyn tunniste (nimi, sähköpostiosoite tai muut rekisteröidyn antamat tiedot henkilöllisyyden todentamiseksi).
Viestintä rekisteröidyn kanssa (liittyy pyynnön käsittelyyn).
Rekisteröidyn pyyntöön liittyvät tiedot

Käsittelyn tarkoitus

Jotta rekisteröity voisi käyttää käsittelyyn liittyviä oikeuksiaan.
noudattaaksemme vastuuvelvollisuutta art. 5 (2) rekisteröidyn pyyntöjen käsittelyn osalta.

Oikeusperusta

Tarpeellisuus sellaisen oikeudellisen velvoitteen noudattamiseksi, joka rekisterinpitäjään kohdistuu artiklan mukaisesti. 6 (1) c) GDPR.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tietosuoja-asiantuntija
Tietosuojavastaava
Tietotekniikkaosaston työntekijä, jos osallistuminen on tarpeen pyynnön käsittelemiseksi.
Henkilöstöosaston työntekijä, jos osallistuminen on tarpeen pyynnön käsittelemiseksi.
Tietojen vastaanottajat ovat NextPharma-konsernin yhtiöiden työntekijöitä, jotka käsittelevät pyynnön.

Mitä tapahtuu, jos henkilötietoja ei anneta?

Ei voida varmistaa, että pyyntö on rekisteröidyn esittämä.
Ei voida käsitellä pyyntöä

Säilytysaika

Lokitietoja on säilytettävä niin kauan kuin käsittelyyn osallistuviin yksiköihin sovellettavan kansallisen lainsäädännön mukainen pisin vanhentumisaika + 6 kuukautta, minkä jälkeen tiedot on anonymisoitava ja säilytettävä edelleen yhteensä 10 vuoden ajan.

Kaikissa tapauksissa tietoja voidaan säilyttää a) pidempään, jos siihen on oikeudellinen tai lainsäädännöllinen syy (jolloin tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita oikeudelliseen tai lainsäädännölliseen tarkoitukseen), tai b) lyhyemmän ajan, jos henkilö vastustaa henkilötietojensa käsittelyä eikä niiden säilyttämiselle ole enää laillista syytä.

Tietosuojailmoitukset työnhakijoille

Tässä tietosuojaselosteessa annetaan tietoa henkilötiedoista, joita käsitellään, kun henkilö hakee työpaikkaa NextPharmalta.

Henkilötiedot

työhakemukset, haastattelutiedot
hakemuksissa olevat henkilötiedot, jotka työnhakijat antavat meille.
työnhakijoiden meille toimittamat henkilötietoja sisältävät asiakirjat
työnhakijoiden meille toimittamat henkilökohtaiset yhteystiedot

Käsittelyn tarkoitus

päättää työsopimuksen tekemisestä
vahvistus siitä, että mahdollinen hakija on käytettävissä muihin tehtäviin (jos olet suostunut tietojesi säilyttämiseen hakijapoolissamme).

Oikeusperusta

Art. 6 (1) GDPR

(a) suostumuksesi (esim. hakemusasiakirjojen säilyttäminen yli 6 kuukautta;
(b) sopimus: käsittely on tarpeen työsopimuksen tekemistä varten.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja käsitellään ainoastaan edellä mainituissa tarkoituksissa, ja niitä jaetaan vain

NextPharma-yritysryhmään kuuluvat yritykset, jotka sijaitsevat Euroopan talousalueella.

Mitä tapahtuu, jos henkilötietoja ei anneta?

Henkilötietoja, jotka pyydämme ja jotka hakijat antavat, tarvitaan, jotta voimme täyttää lakisääteiset vaatimukset ja/tai tehdä sopimuksen hakijan kanssa. Jos vain tähän tarkoitukseen pyydettyjä tietoja ei toimiteta, se voi

vaikuttaa kielteisesti mahdollisuuksiisi tulla valituksi hakemaasi työpaikkaan
johtaa siihen, ettemme voi tehdä sopimusta kanssasi

Säilytysaika

Tehtävään valittujen työnhakijoiden tiedot: Tietosuojailmoituksen mukaan - Työntekijät alla
hylättyjen hakijoiden tiedot: 6 kuukautta avoimen työpaikan hakuprosessin päättymisestä.

Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää a) pidemmän aikaa, jos siihen on laillinen tai sääntelyyn liittyvä peruste (jolloin tiedot poistetaan, kun niitä ei tarvita enää lailliseen tai sääntelyyn liittyvään tarkoitukseen) tai b) lyhyemmän aikaa, jos henkilö vastustaa henkilötietojensa käsittelyä eikä niiden säilyttämiselle ole enää laillista tarkoitusta, taikka c) pidemmän aikaa, jos henkilö antaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn (jolloin henkilöllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa myöhemmin tapahtuvan käsittelyn osalta).

NextPharman nykyiset tai entiset työntekijät

Tässä tietosuojaselosteessa annetaan tietoa henkilötiedoista, joita NextPharma käsittelee nykyisten tai entisten työntekijöiden osalta.

Henkilötiedot

titteli
nimi, nimen lyhenne
siviilisääty
henkilökohtaiset yhteystiedot
syntymäpäivä
sosiaaliturvaan liittyvät tiedot
verotiedot
palkkatiedot ja pankkiyhteystiedot
palkka- ja etuustiedot sekä edunsaaja
koulutustiedot
työaika, poissaolot, poissaolon syy
työsopimus
työpaikkahakemuksen tiedot
valokuva (jos olet toimittanut vapaaehtoisesti valokuvan työpaikkahakemuksesi yhteydessä tai muulloin)

Käsittelemme myös arkaluonteisia henkilötietoja (esimerkiksi henkilön terveyteen liittyviä tietoja) mutta vain, kun se on tarpeen työ- ja sosiaaliturvalainsäädännön noudattamisen kannalta.

Käsittelyn tarkoitus

asianmukaisten lakien ja asetusten noudattamiseen liittyvien velvollisuuksiemme täyttäminen
työsopimusten tekeminen/täytäntöönpano/päättäminen

Oikeusperusta

Art. 6 (1) GDPR (yleinen tietosuoja-asetus):
a) henkilö on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
b) sopimus: käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen (mm. työsopimus) täytäntöön panemiseksi, jossa henkilö on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi henkilön pyynnöstä
c) lakisääteinen velvoite: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
d) elintärkeät edut: käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi
f) oikeutetut edut: käsittely on tarpeen NextPharman tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.
Muut asiaa koskevat kansalliset lait

Henkilötietojen vastaanottajat

Sairausvakuutus-/eläkevakuutus-/veroviranomaiset/työvoimatoimisto (vain, mikäli tietojen siirtäminen perustuu lakiin)
valtuutettu palkanlaskentapalvelun tarjoaja

Säilytysaika

Henkilökansiossasi olevia tietoja säilytetään enintään 10 vuotta siitä, kun työsuhteesi on päättynyt.

Mitä tapahtuu, jos henkilötietoja ei anneta?

Henkilötietojen käsittely on tarpeen työsuhteen täytäntöönpanoa varten. Tiettyjen tietojen käsittely (verotiedot, sosiaaliturvaan liittyvät tiedot, työluvat) perustuu lakiin.

Jos vain tähän tarkoitukseen pyydettyjä tietoja ei toimiteta, se voi

johtaa lain rikkomiseen
johtaa siihen, ettemme voi tehdä sopimusta kanssasi.