Déclarations de confidentialité du groupe NextPharma

Nous souhaitons vous informer du traitement de vos données personnelles qui sont collectées à votre sujet au sein du groupe NextPharma (" NextPharma "). En outre, nous vous expliquerons la finalité du traitement des données, ainsi que vos droits dans ce contexte. Veuillez choisir un avis de confidentialité qui correspond à votre cas.

Responsable du traitement selon l'art. 4(7) GDPR

En fonction du traitement, l'entreprise concernée (par exemple, l'entreprise où vous avez postulé ou travaillé ou qui est ou était un de vos partenaires commerciaux ou de l'entreprise où vous travaillez) de notre groupe est le responsable du traitement des données aux fins de l'art. 4 (7) DU GDPR. Dans certains cas, plusieurs sociétés du groupe sont des contrôleurs de données conjoints pour le traitement.

Dans tous les cas, vous pouvez nous contacter concernant le traitement à l'adresse suivante.

NextPharma Germany BidCo GmbH
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Allemagne
Tél : +49 551 382-0
Fax : +49 551 382-470
Courriel : Dataprotection(at)nextpharma.com

Ou à l'adresse de la société concernée. Toutefois, dans certains cas, NextPharma GmbH et ses sociétés affiliées sont des contrôleurs de données conjoints, ou une société affiliée est le seul contrôleur de données pour le traitement.

Voici la liste de toutes les sociétés du groupe NextPharma :

Bowtie Germany BidCo GmbH
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Allemagne

NextPharma Germany BidCo GmbH
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Allemagne

NextPharma SAS
17 route de Meulan, B.P. 45, F-78520 Limay, France

NextPharma Ploërmel
ZI de Camagnon B.P. 320, 56800 Ploërmel CEDEX, France

allphamed Pharbil Arzneimittel GmbH
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Allemagne

PenCef Pharma GmbH
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Allemagne

Pharbil Waltrop GmbH,
Im Wirrigen 25, 45731 Waltrop, Allemagne

NextPharma Logistics GmbH,
Stieghorster Straße 60, 33605 Bielefeld, Allemagne

PHARBIL Pharma GmbH
Reichenberger Straße 43, 33605 Bielefeld, Allemagne

NextPharma Oy
Niittyhaankatu 20, 33720 Tampere, Finlande

NextPharma Technologies Holding Ltd
Suite 612/613, 83 Victoria Street, Londres SW1H 0HW, Royaume-Uni

MW Encap Ltd
Suite 612/613, 83 Victoria Street, Londres SW1H 0HW, Royaume-Uni

Délégué à la protection des données

Le groupe NextPharma a nommé un délégué à la protection des données pour les sociétés basées en Allemagne. Il peut être contacté comme suit :

TÜV SÜD Akademie GmbH
Westendstraße 160, 80339 München, Deutschland
E-Mail : datenschutzbeauftragter(at)nextpharma.com

Si vous avez des questions relatives à la confidentialité des données concernant l'une de nos sociétés, n'hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées suivantes :

Groupe NextPharma
Hildebrandstr. 12, 37081 Göttingen, Allemagne
Courriel : dataprotection(at)nextpharma.com

Vos droits

En ce qui concerne le traitement de vos données personnelles, vous disposez des droits suivants :

  • Accéder à vos données personnelles traitées par NextPharma (art. 15 GDPR).
  • Demander la correction de données personnelles inexactes (Art. 16 GDPR)
  • Demander l'effacement des données personnelles si cela est légalement autorisé (Art. 17 GDPR).
  • Demander la limitation du traitement (Art. 18 GDPR)
  • Recevoir des données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (Art. 20 GDPR)
  • S'opposer au traitement (art. 21 du GDPR)
  • introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de la protection des données (article 77 du GDPR).

Certains traitements de données sont effectués sur la base de votre consentement (par exemple, traitement des demandes d'emploi pour une période supérieure à 6 mois, prise de contact avec vous après réception d'une demande par le biais du formulaire de contact de notre site web). Dans ces cas, vous avez le droit de retirer votre consentement avec effet pour l'avenir. Cela n'affectera pas la légalité du traitement avant le retrait du consentement.

 Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint le GDPR, vous avez - sans préjudice de tout autre recours administratif ou judiciaire - le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle, dans l'État membre de l'UE de votre résidence, de votre lieu de travail ou du lieu de l'infraction présumée. Une liste générale des autorités de contrôle de la protection des données peut être consultée, par exemple, ici : www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/anschriften_table.html.

Vous pouvez nous contacter à tout moment par e-mail à l'adresse dataprotection(at)nextpharma.com si vous avez des questions sur vos droits en matière de protection des données ou si vous souhaitez exercer l'un des droits susmentionnés.

Modifications de la présente déclaration de protection des données

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de protection des données si nécessaire, afin qu'elle soit toujours conforme aux exigences légales actuelles ou pour mettre en œuvre les modifications de nos services dans la déclaration de protection des données, par exemple lors de l'introduction de nouveaux services. La nouvelle déclaration de confidentialité s'appliquera alors à votre prochaine visite. Ces avis de confidentialité ont été mis à jour pour la dernière fois le 12 décembre 2022.

Déclarations de confidentialité pour les personnes, qui ne sont pas liées à nos partenaires commerciaux

La présente déclaration de confidentialité fournit des informations sur les personnes, qui ne comptent pas parmi nos partenaires commerciaux (B2B) et qui prennent contact avec nous par téléphone, poste, courriel ou fax.

Données personnelles

Vous décidez des données que vous nous transmettez pour nous permettre de répondre à votre question :

  • Nom
  • Informations de contact (adresse électronique, numéro de téléphone)
  • Autres données, que vous nous fournissez volontairement

Si vous avez moins de 16 ans, veuillez ne pas nous envoyer de données personnelles (par exemple votre nom, votre adresse et votre adresse e-mail). Si vous souhaitez contacter NextPharma, veuillez demander à vos parents ou à un tuteur légal de le faire en votre nom.

Finalités du traitement

  • Traitement de votre demande

Base juridique

  • Article 6 alinéa 1 lettre a RGPD (votre consentement manifeste)

Vous avez le droit de révoquer votre consentement à tout moment par courriel addressé à dataprotection@nextpharma.com, ce qui n’aura aucune influence sur la validité du traitement effectué avant la révocation de l’autorisation.

Destinataire des données

  • Départements internes engagés dans le traitement de votre demande

Délai de conservation

  • Les données sont conservées par les services internes compétents jusqu'à ce que vous nous demandiez de les supprimer, que vous révoquiez votre consentement à leur conservation ou que la finalité de la conservation des données ne soit plus valable (par exemple, après la fin du traitement de votre demande). Les dispositions légales obligatoires - en particulier les délais de conservation - ne sont pas affectées. 

Déclaration de confidentialité pour les personnes liées à nos partenaires commerciaux

La présente déclaration de confidentialité fournit des informations aux personnes qui travaillent pour ou pour le compte de nos partenaires commerciaux (B2B), comme nos donneurs d’ordres, clients, fournisseurs, investisseurs.

Données personnelles

  • Les coordonnées privées (par exemple nom, titre, adresse postale ou adresse e-mail), uniquement si nécessaire
  • Les coordonnées commerciales et donc les informations correspondantes (par exemple description de poste, service, numéro de téléphone et de fax, nom et adresse de la société)

Finalités du traitement

  • Exécution de nos activités commerciales (conclusion et exécution de contrats, SAV, gestion de produits et matériaux)
  • Organisation et exécution des activités commerciales (gestion financière, rapports de gestion)
  • Concordance avec les prescriptions légales et/ou règlementaires (respect des tâches légales ou administratives, entre autres en cas de litiges et pour la défense contre des droits)

Base juridique

  • Article 6 (1)(b) RGPD – Exécution de mesures contractuelles /préalables au contrat
  • Article 6 (1) f RGPD - Sauvegarde des intérêts légitimes du responsable

Source des données

  • l'individu lui-même
  • une autre personne ou unité au sein de l'entreprise de l'individu ou liée à celle-ci

Destinataire des données

Les données personnelles tombant sous le coup de la présente déclaration de confidentialité sont traitées uniquement aux fins décrites ci-dessus et ne sont transmises qu’en cas de nécessité absolue :

  • à d’autres entreprises au sein du groupe de sociétés NextPharma, dont le siège est situé dans l’espace économique européen

Conséquences si nous ne mettez pas de données personnelles à notre disposition

  • Aucune possibilité de communiquer avec nos partenaires commerciaux
  • Atteinte à notre capacité de conclure un contrat avec un partenaire ou de maintenir la relation contractuelle avec un partenaire

Délai de conservation des données

  • Jusqu’à la fin de la relation commerciale.

Dans tous les cas, les données a) peuvent être conservées plus longtemps s’il existe un motif légal ou règlementaire correspondant (les données seront alors effacées dès qu’elles ne seront plus nécessaires pour l’objectif légal ou règlementaire), ou b) conservées moins longtemps si la personne concernée s’oppose au traitement de ses données personnelles et s’il n’existe plus de motif légitime pour leur conservation.

Déclaration de confidentialité pour les personnes soumettant une demande d'accès à des données personnelles

Données personnelles

  • Identifiant de la personne concernée (nom, adresse électronique ou autres informations fournies par la personne concernée pour vérifier son identité)
  • Communication avec la personne concernée (associée au traitement de la demande)
  • Données associées à la demande de la personne concernée

Finalité du traitement

  • Permettre à la personne concernée d'exercer ses droits à l'égard du traitement.
  • Respecter l'obligation de rendre compte prévue par l'art. 5, paragraphe 2, en ce qui concerne le traitement des demandes de la personne concernée.

Base juridique

  • Nécessité de respecter une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis conformément à l'art. 6 (1) (c) GDPR.

Destinataires des données

  • Spécialiste de la confidentialité des données
  • Délégué à la protection des données
  • Employé du département informatique si la participation est nécessaire pour traiter la demande.
  • Employé du département RH si la participation est nécessaire pour traiter la demande.
  • Les destinataires des données sont les employés des sociétés du groupe NextPharma qui traitent la demande.

Conséquences si les données personnelles ne sont pas fournies

  • Impossibilité de vérifier que la demande est soumise par la personne concernée.
  • Impossibilité de traiter la demande

Délai de conservation des données

  • Les enregistrements relatifs à la demande de la personne concernée et à son traitement sont conservés pendant 3 ans. Ensuite, les dossiers sont anonymisés et conservés sous forme anonyme pendant 7 ans supplémentaires.

Dans tous les cas, les informations peuvent être conservées a) pendant une période plus longue lorsqu'il existe une raison légale ou réglementaire de le faire (auquel cas elles seront supprimées dès qu'elles ne seront plus nécessaires à la finalité légale ou réglementaire) ou b) pendant une période plus courte lorsque la personne s'oppose au traitement de ses données personnelles et qu'il n'y a plus de raison légitime de les conserver.

Déclarations de confidentialité pour les candidats

La présente déclaration de confidentialité fournit des informations pour les personnes postulant pour un emploi chez NextPharma

Données personnelles

  • les demandes d'emploi, les résultats des entretiens
  • les données personnelles contenues dans les candidatures que les candidats nous fournissent
  • documents contenant des données à caractère personnel que les candidats à l'emploi nous fournissent
  • coordonnées personnelles que les candidats à l'emploi nous fournissent

Finalités du traitement

  • décision concernant la candidature à un poste
  • reconnaissance de la disponibilité d'un candidat potentiel pour d'autres postes (dans le cas où vous avez consenti à conserver votre profil dans la réserve de talents)

Base juridique

  • Article 6 RGPD alinéa 1:
    lettre a ( par exemple pour l'autorisation de conservation des documents pour une durée de plus de 6 mois)
    lettre b (contrat: le traitement de vos données est nécessaire pour la conclusion d'un contrat de travail)

Destinataire des données

Les données personnelles tombant sous le coup de la présente déclaration de confidentialité sont traitées uniquement aux fins décrites ci-dessus et ne sont transmises qu’en cas de nécessité absolue :

  • à d’autres sociétés au sein du groupe de sociétés NextPharma, situées dans l’espace économique européen

Conséquences si nous ne mettez pas de données personnelles à notre disposition

Nous avons besoin des données personnelles, que les candidats mettent à notre disposition, pour répondre aux prescriptions légales et pour pouvoir conclure un contrat avec eux.

Si vous ne fournissez pas les informations demandées, qui se limitent purement aux informations nécessaires à cet effet, cela va :

  • porter atteinte à vos chances d'être pris en compte pour une embauche
  • porter atteinte à notre capacité de conclure un contrat avec vous

Délai de conservation des données

  • En cas d’embauche : en concordance avec la « déclaration de confidentialité pour les données personnelles des collaborateurs actuels et des anciens collaborateurs du groupe de sociétés NextPharma
  • En cas de refus : 6 mois après la fin de la procédure de candidature (Si vous n’acceptez pas une durée de conservation plus longue)

Dans tous les cas, les données a) peuvent être conservées plus longtemps s’il existe un motif légal ou règlementaire correspondant (les données seront alors effacées dès qu’elles ne seront plus nécessaires pour l’objectif légal ou règlementaire) ou b) conservées moins longtemps si la personne concernée s’oppose au traitement de ses données personnelles et s’il n’existe plus de motif légitime pour leur conservation ou c) conservées plus longtemps si la personne concernée accepte le traitement (la personne concernée peut alors à tout moment révoquer l’autorisation à effet pour le futur).

Déclarations de confidentialité pour les collaborateurs actuels ou anciens collaborateurs du groupe de sociétés NextPharma

La présente déclaration de confidentialité contient des informations sur les données personnelles, traitées par NextPharma pour des personnes, qui sont ou étaient embauchées ainsi que pour des proches des collaborateurs de NextPharma.

Données personnelles

  • Titre
  • Nom, sigle
  • État civil
  • Coordonnées personnelles
  • Date de naissance
  • Données de l’assurance sociale
  • Données fiscales
  • Informations sur la fiche de paie et le compte bancaire
  • Informations sur le salaire et les prestations et sur la mise à disposition de prestations pour certains proches
  • Informations sur la formation
  • Horaires de travail, heures d’absence, motifs d’absence
  • Contrat de travail
  • Documents de candidature
  • Photo (si cette dernière est par exemple transmise dans le cadre de votre candidature ou de votre signature e-mail)

En outre, nous traitons quelques catégories spéciales de données personnelles (« données personnelles sensibles »), comme les données relatives à la santé d’une personne, uniquement là où cela s’avère nécessaire pour le respect du droit du travail et des lois sur la sécurité sociale.

Finalités du traitement

  • Pour conclure/exécuter/mettre fin à des contrats de travail
  • Pour répondre à nos engagements liés au respect des lois et prescriptions locales en vigueur

Base juridique

  • Article 6 alinéa 1 RGPD, lettres: 
    (a) votre consentement explicite;
    (b) contrat: le traitement est nécessaire pour la conclusion et à l'exécution d' un contrat de travail;
    (c) obligation légale: le traitement est nécessaire pour que vous vous conformiez à la loi;
    (d) intérêts vitaux: le traitement est nécessaire pour protéger la vie de quelqu'un;
    (f) intérêts légitimes: le traitement est nécessaire pour protéger l'intérêt légitime de NextPharma ou d'un tiers, sauf s'il existe une bonne raison de protéger les données personnelles de l'individu qui l'emporte sur ces intérêts légitimes
  • Lois nationales pertinentes

Destinataire des données

  • Caisse d’assurance-maladie/Assurance retraite/Administration fiscale/Pôle emploi (uniquement les informations prescrites par la loi)
  • Fiche de paie autorisée Prestataires de service

Délai de conservation

  • Les informations, contenues dans les dossiers du personnel, ne sont pas conservées pendant plus de 10 ans après l’arrivée à échéance de votre relation de travail

Dans tous les cas, les données a) peuvent être conservées plus longtemps s’il existe un motif légal ou règlementaire correspondant (les données seront alors effacées dès qu’elles ne seront plus nécessaires pour l’objectif légal ou règlementaire) ou b) conservées moins longtemps si la personne concernée s’oppose au traitement de ses données personnelles et s’il n’existe plus de motif légitime pour leur conservation.

Conséquences si nous ne mettez pas de données personnelles à notre disposition

Le traitement des données est nécessaire pour l’exécution de la relation de travail. Certains traitements (données fiscales, données de l’assurance sociale, permis de travail) sont légalement exigés.

Si vous ne fournissez pas les informations demandées, qui se limitent purement aux informations nécessaires à cet effet, cela va :

  • entraîner une violation de la loi
  • empêcher la conclusion d’un contrat de travail